Kundkännedom (KYC)

Kundkännedom (KYC, Know Your Customer) är den lagstadgade kontroll du som mäklare måste göra enligt penningtvättslagen. Det nya flödet är dynamiskt: kraven anpassar sig automatiskt efter säljarens situation, och allt sparas i en signerad ögonblicksbild.

Materialet är skrivet utifrån mäklarens perspektiv, men varje avsnitt innehåller en ruta som beskriver vad säljaren ser i Min Mäklare. Det är till för att du snabbt ska kunna svara på säljarens frågor om hens del av flödet.

Vad är kundkännedom?

Kundkännedom är den lagstadgade kontroll som du som mäklare måste göra enligt penningtvättslagen. Du behöver veta vem säljaren är, varifrån pengarna i affären kommer, och om det finns risk för penningtvätt eller terrorfinansiering.

Det nya flödet är dynamiskt: kraven anpassar sig automatiskt efter säljarens situation. En säljare som finansierar med banklån får andra frågor än en som ärvt pengar från utlandet. Är säljaren en politiskt utsatt person (PEP) utlöser det fler kontroller.

Hela flödet sker innan tillträdet. Både säljare och mäklare signerar med BankID, och allt sparas i en signerad ögonblicksbild som du kan visa upp för Fastighetsmäklarinspektionen vid en eventuell tillsyn.

Säljarens flöde, en överblick

Säljaren går igenom fem sektioner i Min Mäklare. Varje sektion får en grön bock när den är godkänd.

Sektion	Innehåll
Om dig	Namn, personnummer, medborgarskap, kontaktuppgifter, adress
Anställning	Anställningsstatus + följdfrågor (arbetsgivare, bransch, eller motsvarande)
Finansiering	Total anskaffningssumma + en eller flera finansieringskällor med dokument
PEP	Tre frågor: är du själv PEP, någon i nära familj, eller någon känd medarbetare?
Efterlevnad	Säljer du för dig själv eller för någon annans räkning?

När alla fem sektioner är gröna signerar säljaren hela paketet med BankID. Det är denna ögonblicksbild du sedan granskar, inte det säljaren råkar ändra timmen efter.

Om säljaren frågar: “Varför måste jag fylla i så mycket?”

Penningtvättslagen kräver att mäklaren förstår både säljaren som person och varifrån pengarna kommer. Det går inte att hoppa över, men det går snabbare än det ser ut. För de flesta tar det 10 till 20 minuter.

Triggers, när systemet kräver extra dokument

Triggers är hjärtat i det nya flödet. När säljaren ändrar något räknar systemet automatiskt om vilka extra dokumentkrav som ska gälla. Det finns sex aktiva triggers:

Trigger	När den aktiveras
Utländsk gåva	Säljaren har angett en gåva från någon utanför Sverige
Arv från utlandet	Säljaren har angett ett dödsbo som ligger utomlands
Eget kapital med “annan” källa	Säljaren har inte kunnat klassificera ursprunget på sitt eget kapital
PEP + eget kapital utan bevis	Säljaren är PEP och redovisar eget kapital utan kontospår
Stor affär enbart med eget kapital	Mer än 5 miljoner kronor enbart i eget kapital
Privatlån + högriskland	Privatlån när säljaren har koppling till FATF-högriskland

Varje aktiv trigger lägger till sina egna dokumentkrav på relevant finansieringskälla. Det betyder att en sektion som var grön kan bli gul igen om säljaren senare svarar “ja” på PEP-frågan, då plockar systemet fram nya krav på finansieringen.

Det här är medvetet. Vi vill aldrig att en sektion ska se godkänd ut om grunden förändrats.

Om säljaren frågar: “Min finansiering var godkänd igår och nu är den gul. Vad har hänt?”

Säljaren har troligen ändrat något i PEP- eller efterlevnadssektionen som utlöst en ny trigger. Be hen öppna finansieringssektionen och se vilka nya dokumentkort som dykt upp.

Sanktions- och PEP-screening

I samma sekund som säljaren signerar startar två automatiska kontroller:

• Sanktionsscreening: säljaren matchas mot EU:s, FN:s och OFAC:s sanktionslistor. Träffar med en sannolikhetspoäng på 0,85 eller högre surfas upp åt dig. Lägre poäng loggas men visas inte, det minskar bruset.
• PEP-screening: kompletterar säljarens egen deklaration genom att matcha mot externa PEP-källor.

Innan screeningen är klar är granskningsvyn låst. Detta är avsiktligt, vi vill aldrig att du tar beslut på ofullständig data.

Din granskningsvy

När screeningen är klar får du en notis och kan öppna granskningsärendet i Ur broker. Vyn är uppdelad i fyra delar.

1. Säljarsammanfattning

Översta korten visar varje säljare med ägarandel, medborgarskap, PEP-status och eventuella sanktionsträffar markerade i rött.

2. Källgranskning

Mitt på sidan listas varje finansieringskälla säljaren har angivit. Du går igenom dem en i taget och markerar varje som godkänd eller avvisad, med en valfri kommentar.

På säljarsidan är dokumentkraven rådgivande, vi tvingar inte säljaren att ladda upp allt innan signatur. På din sida är de däremot synliga som checklista, så att du enkelt kan be om kompletteringar.

3. Sanktionsdetaljer

Klickar du på en sanktionsträff öppnas detaljbladet:

• Vilken lista träffen kommer från.
• Vilka alias som matchade.
• Hur säkra delalgoritmerna var (Jaro-Winkler, token-set, fonetisk matchning).
• Eventuella boost-faktorer (födelsedatum, nationalitet, ID-nummer).
• Hela entitetens spår: andra namn, födelsedatum, kopplingar.

Det är du som fattar beslutet om träffen är en falsk matchning eller en verklig.

4. Mäklarbeslut

Längst ner finns två val:

• Föreslå att processen fortskrider: KYC är godkänd och affären kan gå vidare.
• Avbryt processen: KYC är inte godkänd.

Du skriver en motivering och signerar beslutet med BankID. När du gjort det är beslutet låst.

KYC-rapporten

När du signerat beslutet genereras automatiskt en KYC-rapport i PDF. Det är din dokumentation gentemot Fastighetsmäklarinspektionen.

Rapporten innehåller:

• Försättssida med beslutet (fortskrid eller avbryt).
• Säljarprofiler, anställning, finansieringsöversikt.
• Detaljerade finansieringskällor.
• Plattformskontroller: sanktioner, högriskländer, aktiva triggers.
• Din riskbedömning och motivering.
• Bilaga 3: fullständigt revisionsspår. Inkluderas endast om triggers utlösts eller beslutet är “avbryt”.

Rapporten paginerar sig automatiskt om sektionerna blir långa, inget innehåll klipps.

Specialfall

Säljare som agerar för någons räkning

I efterlevnadssektionen kan säljaren ange att hen säljer på uppdrag av någon annan, till exempel en förälder med demens, ett dödsbo, eller en närstående som bor utomlands.

I så fall efterfrågas:

• Personen bakom affären (namn, personnummer, adress).
• Relationen mellan säljaren och personen.
• Anledning (fullmakt, god man, dödsbo, sjukdom, bor utomlands, företrädare).
• Stöddokument, typiskt en fullmakt.

På säljarsidan är dokumenten rådgivande. På din sida visas en tydlig checklista över vad som saknas så att du kan be om kompletteringar.

Flera säljare

Varje säljare gör sin egen KYC oberoende av de andra. I granskningsvyn ser du en samlad bild av alla säljare. Du fattar ett mäklarbeslut för hela affären, inte ett per säljare.

Realtidsuppdateringar

Hela flödet sker live. Säljarens “väntar på mäklare”-skärm landar på “Klart” i samma sekund som du signerat ditt beslut. Vid flera säljare ser var och en var de andra befinner sig i sina respektive flöden.

Vanliga frågor

Vad räknas som PEP? Internationell definition: regeringschefer, parlamentsledamöter, höga militärer, domare i högsta instans, ambassadörer, styrelsemedlemmar i centralbanker, plus deras familj och kända medarbetare. Om säljaren är osäker, råd hen att svara ja. Du fångar det i granskningen.

Vad händer om jag avbryter en affär? Affären stoppas i systemet. Om det finns konkret misstanke om penningtvätt är du skyldig att rapportera till Finanspolisen, det är ett separat steg utanför Ur broker.

Kan säljaren ändra något efter att hen signerat? Inte i den signerade ögonblicksbilden. Om du ber om komplettering skapas en ny granskningsomgång.

Hur sparas dokumenten? Krypterat hos vår dokumentleverantör, endast tillgängliga för dig som ansvarig mäklare och för revisionsändamål.

Måste säljaren ha laddat upp alla dokument innan signering? Nej, på säljarens sida är dokumentkraven rådgivande. Men du som mäklare ser tydligt vilka som saknas och kan begära kompletteringar innan du fattar beslut.

Vad ska jag säga om en säljare oroar sig för en sanktionsträff? Förklara att en träff inte innebär anklagelse. Algoritmen letar efter namnlikheter och har många falsklarm, det är din uppgift som mäklare att avgöra om träffen är verklig. De flesta träffar visar sig vara falska.