Externt förmedlingsuppdrag i Vitec

Vissa förmedlingsuppdrag signeras inte i Ur broker, utan utanför, ofta direkt i Vitec eller på papper. När de syncas in i Ur broker kallas de “externa förmedlingsuppdrag”, och de följer ett något annorlunda flöde än de avtal du skapat och signerat direkt i appen.

Den här guiden förklarar vad ett externt förmedlingsuppdrag är, varför KYC-granskningen i de fallen ser annorlunda ut, och vad du som mäklare behöver tänka på.

Vad är ett externt förmedlingsuppdrag?

Det är ett förmedlingsuppdrag som:

• Har signerats utanför Ur broker, oftast på papper eller direkt i Vitec.
• Importeras till Ur broker via vår Vitec-integration.
• Har källan markerad som “extern” i systemet.

Avtalet är fullt giltigt, det är bara signaturen som inte sker via vårt BankID-flöde. För dig som mäklare innebär det att du redan har ett färdigsignerat avtal när det dyker upp i Ur broker.

Vad som skiljer sig

För externa avtal behöver du inte:

• Granska PDF:en i Ur broker innan signering (säljaren har redan signerat den).
• Motsignera med BankID (du har redan signerat utanför).
• Vänta på att säljaren signerar (de är klara).

Vad du fortfarande behöver:

• Genomföra kundkännedom (KYC) på säljaren.
• Granska resultatet och fatta ett mäklarbeslut.

Med andra ord: avtalsdelen är klar när det landar hos dig, men KYC-delen kvarstår alltid. Penningtvättslagen kräver att kundkännedom genomförs oavsett hur avtalet signerats.

KYC-flödet för externa avtal

Från Ur broker når du KYC-granskningen via ett separat ärende, “External KYC review”. Det dyker upp i inkorgen som ett vanligt awaiting-KYC-kort, men flödet inuti är något kortare:

1. Säljaren fyller i kundkännedom i Min Mäklare på vanligt sätt.
2. Säljaren signerar paketet med BankID.
3. Sanktions- och PEP-screening körs automatiskt.
4. Du granskar och beslutar i Ur broker.

Det som saknas jämfört med ett vanligt flöde är granskningen av själva avtalet (avtalsfliken), eftersom avtalet hanteras i Vitec.

Granskningsstegen i sig är desamma som beskrivs i guiden om Kundkännedom: säljarsammanfattning, källgranskning, sanktionsdetaljer, och mäklarbeslut signerat med BankID.

När syncas externa avtal in?

Vår Vitec-integration polar med jämna mellanrum och drar in nya avtal som dykt upp där. Du behöver inte göra något aktivt: kortet dyker upp i din inkorg när säljaren börjat fylla i KYC i Min Mäklare.

Är det viktigt att se ett specifikt avtal direkt? Säg till din koordinator som kan kontrollera Vitec-syncen.

Vad du som mäklare ska tänka på

Avtalet är låst

Du kan inte ändra ett externt förmedlingsuppdrag i Ur broker. Är det fel i avtalet är det Vitec som är källan, korrigeringen sker där.

KYC är inte valfri

Även om avtalet är signerat sedan länge måste KYC göras innan affären får gå vidare. Säljaren ska in i Min Mäklare och lämna kundkännedom på samma sätt som för avtal signerade i Ur broker.

Eventuella oklarheter i externa avtal

Om någonting i det externa avtalet ser konstigt ut (felaktig provision, fel ägarandel, fel adress), kan du behöva pausa KYC-granskningen tills uppgifterna är rätt i Vitec. Annars riskerar du att basera din riskbedömning på fel underlag.

Vanliga frågor

Varför finns externa avtal överhuvudtaget? Av historiska skäl och för att vissa affärer signeras före kund kommit in i Min Mäklare. Ibland har avtalet skrivits på papper i en köksdiskussion, ibland har det skapats i Vitec utan att passera Ur broker. Vi tar emot dem för att inte tvinga om-signering i onödan.

Kan ett externt avtal flyttas till Ur broker-flödet? Inte direkt. Avtalet är redan signerat och giltigt; att ersätta det skulle kräva att alla parter signerar om. Sköts via en ny affär om det verkligen behövs.

Vad om säljaren inte vill fylla i KYC? Då kan affären inte gå vidare. Förklara att det är ett lagkrav, inte en frivillig kontroll. Är säljaren fortsatt motsträvig blir det grund för att avbryta affären och i värsta fall en rapporteringsfråga.

Var hittar jag det externa avtalet? Under objektet i Ur broker visas det som ett dokument (PDF). Originalet ligger i Vitec.

Räknas externa avtal in i min portfölj? Ja, precis som vanliga avtal. De syns i inkorgen, statistiken, och alla rapporter.