Förmedlingsuppdrag

Förmedlingsuppdraget är det juridiska avtalet mellan dig som mäklare och säljaren. Hela flödet sker digitalt: utkast, signering med BankID, försegling och uppladdning till Vitec. Här går vi igenom hela kedjan.

Materialet är skrivet utifrån mäklarens perspektiv, men varje avsnitt innehåller en ruta som beskriver vad säljaren ser i Min Mäklare. Det är till för att du snabbt ska kunna svara på säljarens frågor om hens del av flödet.

Vad är ett förmedlingsuppdrag?

Förmedlingsuppdraget är det juridiska avtalet mellan dig som mäklare och säljaren. Det reglerar vad du får göra för säljarens räkning, vilken provision som gäller och hur länge ensamrätten löper. Avtalet är obligatoriskt enligt fastighetsmäklarlagen innan marknadsföring får påbörjas.

Tidigare har det här hanterats med utskrifter, inskannade signaturer och manuell uppladdning till Vitec. I Ur broker sker hela flödet digitalt, från utkast till försegling, och PDF:en hamnar automatiskt på rätt plats i Vitec.

Avtalets livscykel:

Status	Vad det betyder
Utkast	Du fyller i formuläret. Inget är skickat.
Utskickat	Säljaren har fått avtalet. Pris och villkor är låsta.
Delvis signerat	Minst en säljare har signerat.
Signerat av säljare	Alla säljare har signerat. Väntar på din motsignering.
Förseglat	Du har motsignerat. Avtalet är låst.
Överfört till Vitec	Förseglad PDF är uppladdad till Vitec och objektets status är AssignmentAccepted.

Så skapar du ett utkast

Utkastet bygger du i Ur broker, på objektsidan för det objekt du tagit in. Knappen Skapa förmedlingsuppdrag startar formuläret.

1. Objektsuppgifter

Adress, postnummer och ort är förifyllda från objektsintaget. För bostadsrätt visas föreningens namn, organisationsnummer och lägenhetsnummer. För hus visas fastighetsbeteckning.

Om uppgifterna kommit från Vitec ligger de redan på plats, du behöver bara verifiera dem.

2. Säljare och ägarandelar

Lägg till en eller flera säljare och ange ägarandel som bråkdel (täljare/nämnare). Ägarandelarna används både i PDF:en och i kundkännedomsflödet.

Du kan ta bort en säljare så länge avtalet är i utkast. Efter utskick är det låst.

3. Pris och arvode

• Begärt pris är frivilligt under utkast, men rekommenderat. Det syns för säljaren i PDF:en.
• Provision, välj en av tre typer:
  • Fast arvode, en summa.
  • Fast procent, en procentsats på slutpriset.
  • Variabel trappa, olika procentsatser i olika prisintervall.
• Sparade prislistor, du kan spara mallar som är knutna till dig som mäklare. De följer med mellan objekt.

4. Avtalstid

• Startdatum och slutdatum för ensamrätt (max tre månader enligt lag).
• Uppsägningstid (förvalt: 10 dagar).

5. Marknadsföring

• Internetannonsering, förvalt: ja.
• Tryckannonsering, förvalt: nej.

6. Distansavtal

Om uppdraget skrivs på distans (utanför kontoret) öppnas ett extra val om ångerrätt:

• Påbörja förmedling direkt, säljaren avstår från ångerrätt och vi börjar marknadsföra omgående.
• Avvakta ångerfrist, vi väntar tills ångerfristen löpt ut innan vi börjar.

Det här är ett lagkrav från Distansavtalslagen.

Förhandsvisning och granskning

Innan avtalet kan skickas måste du själv ha granskat den färdiga PDF:en. Appen tvingar dig att scrolla till slutet innan knappen Skicka till säljare aktiveras.

Viktigt: Om du ändrar något i utkastet efter granskning ogiltigförklaras granskningen automatiskt och du måste göra om den. Det är medvetet, vi får aldrig skicka ett avtal med ändrade siffror som du inte sett.

Skicka avtalet

När du trycker Skicka händer fyra saker:

1. Avtalet låses från ändringar. Pris och villkor fryses i en ögonblicksbild.
2. Ett förmedlingsavtal skapas i status pending_seal på objektet.
3. Säljarna får push-notis i Min Mäklare.
4. Säljarinformation, och eventuellt justerat lägenhetsnummer, synkas till Vitec.

Om säljaren frågar: “Jag har fått en notis om förmedlingsuppdrag. Vad gör jag?”

Säljaren ska öppna Min Mäklare, läsa hela PDF:en (scrolla till slutet), bekräfta att hen läst den, göra ID-kontroll med BankID, och sedan signera med BankID. Hela flödet tar 3 till 5 minuter.

Motsignering och försegling

När alla säljare signerat får du en notis om att det är dags att motsignera. Du öppnar avtalet i Ur broker, kör BankID, och då händer två saker i bakgrunden:

1. En förseglad PDF genereras. Den innehåller en bilaga med varje signatur, tidpunkt, BankID-orderref och IP-adress, alltså revisionsspåret.
2. PDF:en laddas upp till Vitec automatiskt, och objektets status sätts till AssignmentAccepted.

Från och med försegling är avtalet oåterkalleligt. Behöver något ändras får ni göra ett tilläggsavtal.

Specialfall och fallgropar

Lägenhetsnummer för bostadsrätter

Lägenhetsnummer är obligatoriskt vid utskick av bostadsrättsuppdrag. Om numret saknas i intaget måste du fylla i det i formuläret innan utskick. Ändrar du numret synkas det tillbaka till Vitec automatiskt.

Externt avtal i Vitec, kollisionshantering

Om någon hunnit registrera ett förmedlingsuppdrag manuellt i Vitec för samma objekt avbryts utskicket med ett felmeddelande. Systemet vägrar dubbel­avtala. Du behöver i så fall klargöra med kollegan vilket avtal som ska gälla.

Ändringar efter utkast

Allt går att ändra fram tills du trycker Skicka. Efter utskick är pris och villkor låsta. Ändras något måste avtalet avbrytas och ett nytt utkast skapas.

Vanliga frågor

Var hittar jag det förseglade dokumentet? I Ur broker, under objektet, och automatiskt i Vitec under objektets dokumentmapp.

Kan jag ändra arvode efter att jag tryckt Skicka? Nej. Då måste avtalet avbrytas och ett nytt utkast skapas.

Vad händer om en säljare upptäcker ett fel efter att hen signerat? Du som mäklare behöver avbryta och göra ett nytt utkast. Säljarens signatur är låst till exakt det dokument som hen såg.

Kan jag skicka utan begärt pris? Ja. Begärt pris är frivilligt. Då skrivs Inget försäljningspris angett i PDF:en.

Vad händer om Vitec-uppladdningen misslyckas? Avtalet är ändå förseglat och juridiskt giltigt. Uppladdningen försöker sig själv på nytt automatiskt; misslyckas det upprepade gånger får supporten en notis.